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信息化助推企业高效办公

——记市场管理业务系统上线试运行

文│集团筹建办公室 陈兴洋

在公司各位领导的推动下，由集团筹建办公室和市场部通力合作并在其他相关部门大力协助下，市场管理业务系统于2020年9月16日正式上线试运行。

系统着重解决公司项目投标备案流程长、过程审核复杂、各部门信息推送不及时、实时跟踪开标时间难等系列问题。在充分吸取各单位、各部门项目管理使用人员的要求和意见的前提下，由集团筹建办公室统筹，历时半年多，设计出了一套主线业务结合支线业务的流程，从项目备案开始到工程合同评审结束，所有业务可通过电脑端和手机端进行发起和处理，实现市场管理业务的规范化、数据化、无纸化，真正实现高效、便捷办公。市场管理业务系统从设计到试运行至今，走过了不平凡的历程。

在2020年9月15日之前，关于市场管理信息系统专题会议就开展了三次，表单讨论会、流程讨论会、流程演示会，各种调研会议10余起。每次会议都是经过与会人员充分讨论，广泛征求意见的情况下，最后由分管领导阳为和总经理向兴林最后确认。

2020年9月15～16日，组织各单位、各部门开展市场管理业务系统的培训会议共计三场，总人数达160余人次，培训会通过现场培训进行，分公司及内控部分人员通过视频会参加培训。通过系统操作结合用户操作手册进行讲解，从用户登陆、首页空间、业务操作、常用功能等方面，最后进行互动答疑，在培训结束后线上考试了解培训人员的掌握程度，使用户能快速理解市场管理业务系统。培训会由集团筹建办公室信息专责陈兴洋主讲。

自系统试运行至今，各单位、各部门积极反馈使用建议，我们在结合项目管理对系统进行多次优化，其中增加业务表单2次，表单和流程优化40多次。试运行生成数据：项目备案库121条，业务流程发起462条。已全面完成项目前期业务管理的线下到线上运行的过度。

系统试运行半个月以来，已收到多个单位或部门的好评，评价最直接是办事效率大大提高，减少了办公场地分散往返担搁的时间，满足各层级人员的管理要求和使用需求。这些离不开前期调研工作的细致，广泛征求不同层级多用户的意见，并考虑在实际过程出现问题时在系统中如何处理。系统设计以方便用户操作为原则，实现项目备案的有效管理为目标，结合异地办公、无纸化、多端口和及时性办公的需要，才加速推进了系统的上线，后续的工作中，集团筹建办公室将做好系统维护和服务，同时推进项目规范化管理的其他部分内容尽快上线运行，早日实现公司“四化”管理的目标而不懈努力！